Ernest sur ce sujet, en juin dernier.
L’IUT Robert-Schuman a basculé à la rentrée d’un intranet propre vers un espace interne sur Ernest. Retour sur la démarche, entre réussites, doutes et questionnements, avec Fanny Del, chargée de communication.
Pourquoi avoir changé ?
L’IUT disposait jusqu’à présent de son propre intranet, doté de très nombreuses applications de gestion (suivi des stages, des absences, statistiques, etc.), et développé notamment par son département Informatique. Son utilisation quotidienne était vraiment rentrée dans les mœurs des personnels de l’IUT.
Mais cet intranet n’était pas pour autant dénué de défauts : par exemple, seule la partie Actualités était générée par un système de gestion de contenu. La seule solution qui avait été trouvée était d’intégrer un Wiki. Mais cela ne faisait pas l’unanimité, car lourd en termes de gestion. La GED y avait aussi été intégrée, mais c’est avant tout un outil de gestion de documents et non de publication.
Les éléments déclencheurs du changement ont été la suppression de la partie Actualités et l’annonce de la fin d’un abonnement payant de Nuxeo (GED), fin 2021. Comme l’université s’était dotée d’un outil de gestion de contenu (CMS) avec Ernest, il a été décidé que le plus simple pour nous serait d’y migrer, en créant notre propre espace interne.
Pour quels gains ?
Aujourd’hui, nous avons un intranet esthétiquement plus attrayant, dans lequel la quarantaine de contributeurs formés peuvent éditer du contenu en toute autonomie, c’est intuitif pour eux. C’était plus contraint, plus centralisé auparavant. L’espace est davantage adapté aux besoins d’aujourd’hui, en terme de réactivité et d’appropriation.
Je ne dirais pas que tout est parfait : plusieurs personnes ont déploré qu’il faille davantage « scroller » pour trouver les informations. Mais nous continuons de faire évoluer notre espace Ernest avec les retours des utilisateurs.
Comment ça s’est passé, qui a travaillé sur le projet ?
Portés par l’enthousiasme manifesté par les services centraux dans l’adoption d’Ernest, nous avons rapidement constitué un petit groupe projet. Nous étions six : Emmanuel Blindauer (responsable du Service informatique), Jonas Braun (responsable du C@fé), moi en tant que pilote (et responsable du Service communication et relations extérieures) ; Dominique Grad (chargé de mission Développements numériques et GED), Anne-Sophie Lemmel (responsable administrative et financière) et Maïté Ludwig (responsable du Service scolarité et Relations internationales et responsable Qualité). Ces fonctions ont été très complémentaires et ont permis de structurer rapidement le projet.
Nous avons travaillé en lien étroit et constant avec Bruno Bernard, webmestre au Service de la communication. De nombreux allers-retours ont été nécessaires pour préciser les différents niveaux de notre arborescence, des réunions avec les chefs de service et de département, aux attentes différentes, organisées. A chaque étape, Bruno a pris le temps d’écouter nos besoins et d’y ajuster au mieux les contraintes techniques. Par exemple, l’ajout de sous-menus n’était pas possible au départ dans la version « béta », son ajout est le fruit de nos discussions avec Bruno. C’est donc possible d’adapter Ernest à ses besoins – dans la mesure des possibilités techniques !
Et si c’était à refaire ?
Comme je l’ai souligné, ce projet s’est imposé à nous en raison de contraintes techniques, donc oui je le referais. Mon conseil, c’est de ne rien laisser au hasard dans la communication en direction des utilisateurs finaux : ne pas hésiter à affiner le plus possible, prendre le temps de présenter le projet et ses avantages aux utilisateurs, qu’ils soient étudiants ou enseignants. C’est tout l’enjeu pour l’appropriation !
Propos recueillis par Elsa Collobert
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