et Bruno Bernard, chef de projet maîtrise d’œuvre (Service de la
communication)
Que ses usagers choisissent de le baptiser « Environnement numérique et social de travail », « Réseau social d’université » ou toute autre dénomination de leur choix, l’outil en cours de construction fera la part belle à l’interaction et à la simplification. Ses deux chefs de projet, Eric Laemmer et Bruno Bernard, nous en disent plus.
Pourquoi un nouvel Environnement numérique de travail (ENT) ?
Eric Laemmer : Une première consultation en 2015 auprès des usagers de l’ENT actuel a montré la nécessité d’un changement d’outil. Les réseaux sociaux internes sont aujourd’hui privilégiés dans les grandes entreprises. C’est vers un tel système, plus horizontal, agile et rapide, que l’on souhaite aller. L’information y sera moins descendante. L’entrée s’y fera moins par service que par besoin. Par exemple, la réservation d’un véhicule auprès de la Direction des affaires logistiques intérieures (Dali) pourra se faire directement via un formulaire intégré, facile à trouver par un moteur de recherche. Plus besoin de connaître l’organigramme par cœur !
Bruno Bernard : Nous serons la première université française à nous doter d’un réseau social interne. Il sera responsive (adapté aux différents supports numériques) et accessible aux personnes en situation de handicap.
E. L. : Nous travaillons aussi à un outil décloisonné, pour communiquer plus facilement avec les collègues des établissements associés.
Quelles seront ses fonctionnalités ?
E. L. : Comme sur les réseaux sociaux utilisés dans la sphère privée, on pourra créer et interagir dans des communautés, à différents niveaux (université, service, composante, groupe de travail, etc.), consulter son flux d’actualités. Le tout sur une page personnelle modulable selon ses préférences et centres d’intérêt. D’autres outils, nouveaux ou déjà utilisés (messagerie instantanée, outil de gestion de projets, forum de discussion, foires aux questions, courriels, agenda) y seront aussi agrégés.
B. B. : On aura un outil 3 en 1 qui réunira un intranet classique, un réseau social et des applications de bureautique. Ce sera donc un outil qui jouera un rôle central dans la communication interne. L’organisation de l’information en flux structurés doit permettre notamment un usage plus approprié des actuelles listes de diffusion. Son nom n’est pas encore définitif.
C’est-à-dire ?
E. L. : Comme pour la Région Grand Est, nous allons faire appel à la communauté universitaire pour choisir le nom de ce nouvel outil.
B. B. : Nous associons les usagers au projet à d’autres niveaux : ils sont actuellement consultés (lire encadré) et une cohorte se constitue pour donner son avis sur les contenus et fonctionnalités à intégrer. Un animateur de communauté sera formé dans chacun des 160 laboratoires, services et composantes de l’université.
Qu’en est-il de la protection des données personnelles ?
B. B. : C’est Jalios, leader français des intranets, qui fournit cet outil. Il est donc soumis aux législations française et européenne, protectrices en la matière. Celles-ci seront stockées en interne, sur les serveurs de l’Unistra. C’est sécurisant, notamment pour les données de recherche.
Qui porte ce projet ?
E. L. et B. B.: Ce projet d’établissement est mené dans le cadre du Schéma directeur du numérique (SDN). Sa direction est assurée par Julien Dupré (directeur adjoint de la Direction du numérique-DNum). François Gauer (vice-président Transformation numérique et innovations pédagogiques) est son sponsor. La DNum et le Service de la communication sont co-porteurs du projet, aux côtés de l’Institut de développement et d’innovation pédagogiques (Idip). C’est aussi la DNum qui portera la dimension « conduite du changement », à travers notamment la création d’un poste dédié*. Les questions éditoriales, l’organisation des contenus et la gestion de l’information sont placées sous la responsabilité du Service de la communication. Un autre poste sera créé pour l’alimentation en contenus*.
Quel est le calendrier de déploiement ?
E. L. : L’outil devrait être mis à disposition à la rentrée 2019. Des ajustements et ajouts de fonctionnalités se feront ensuite, en fonction des retours des usagers.
Propos recueillis par Elsa Collobert
- Contact : com-enst@unistra.fr
* Avec le soutien de l’Initiative d’excellence, dans le cadre des Investissements d’avenir