Bureau de la masse salariale
Virginie Caramelo est gestionnaire financière au Bureau de la masse salariale, qui fait partie de la Direction des finances (DFI). « Rouage d’une grande mécanique » dans laquelle chaque niveau a son importance, elle nous en dit plus sur son métier et ses attraits.
« Masse salariale » : un terme obscur, « même pour moi quand je suis arrivée sur le poste », décrit Virginie Caramelo. C’était il y a près de neuf ans, et elle venait de rejoindre l’Université de Strasbourg.
Derrière les chiffres et les colonnes de la fiche de paie, il y a des gens… dont Virginie et sa petite équipe. Elles sont quatre, la responsable et son adjointe, ainsi qu’Anne Schweitzer, avec qui Virginie partage son bureau, joyeusement décoré aux couleurs d’un récent anniversaire – là encore, une histoire de chiffres…
Ne croyez pas que du travail de Virginie dépend votre paie, chaque fin du mois… C’est un peu plus complexe que ça. « Les mises en paiement sont traitées par la Direction des ressources humaines (DRH). Moi, je suis le maillon suivant de la chaîne. » Dans cette mécanique bien rodée, on trouve aussi Stéphanie Strentz (rencontrée en janvier), qui élabore avec les composantes leur budget, en amont.
Imputations budgétaires
Retour à la DRH : une fois vos salaires et traitements payés, le travail ne s’arrête pas là… « et contrairement à ce que l’on croit souvent, tout n’est pas automatisé ! » souligne Virginie. Il faut en effet veiller à ce que chaque dépense de personnel soit imputée sur le bon budget. Pour cela, une codification est utilisée : il s’agit des imputations budgétaires.
C’est là que Virginie entre en action : « Pour les traitements fixes, ça roule tout seul ». Ça se corse avec les traitements non récurrents (heures complémentaires, vacations, etc.) : là, il s’agit de vérifier chaque situation une à une. Cette mission, environ un quart de son travail, est réalisée pour plus de sécurité dans un logiciel propre, « Mandatement KA ». Les informations sont ensuite transférées par la Direction du numérique dans l’application budgétaire et comptable Sifac.
Arrêt maladie, congé maternité ou démission… « La vie d’un contrat n’est pas figée. Il faut s’assurer que tous ces changements soient bien pris en compte dans la gestion comptable de l’université, explique Virginie, qui précise que ces évènements font partie du quotidien, dans un établissement de taille importante comme le nôtre ! »
Ne croyez toutefois pas que, pour Virginie, ce soit un travail fastidieux. En près de dix ans, les choses ont bien changé, avec l’apparition de nouveaux outils, permettant un suivi toujours plus pointu des dépenses de paie : « A l’époque, il fallait descendre à la DRH pour chaque vérification. Tout était papier ! », se souvient l’ancienne commerciale en assurances. Plus fastidieux, mais très utile pour se construire un réseau, « ce qui me facilite aujourd’hui grandement la vie » !
Conventions de mise à disposition
Car l’un des attraits du travail de Virginie, c’est qu’elle interagit avec de nombreuses personnes, au sein et en dehors de l’Unistra : DRH, Bureau facturier, unités de recherche, mais également d’autres universités, le CNRS, l'Inserm, l'Inria, en tant que gestionnaire des conventions de mise à disposition de personnels.
« Il s’agit, là aussi, de vérifier la régularité des mouvements d’argent depuis et vers l’Unistra, pour les salaires et traitements de nos agents accueillis dans une autre structure, et ceux que nous accueillons. » En résumé : un agent Unistra accueilli par le CNRS est payé par l’Unistra et cette structure verse une contrepartie financière.
Contrats d’application
« Je m’occupe également de la gestion financière des contrats d’application, dont le nombre a explosé ces dernières années. » Ces contrats, signés avec Conectus et les fondations (pour la recherche en chimie et Université de Strasbourg), détaillent les conditions du financement relatives au recrutement d’un certain nombre de personnels. Outre la saisie des recettes correspondantes, il faut effectuer un suivi régulier, afin de s’assurer que les dépenses effectives correspondent bien à celles prévues.
« J’apprécie cette dimension "reporting" du poste, et pas seulement exécution. » Et on comprend bien que, pour jongler agilement entre tous ces contrats, interlocuteurs et échéances, la qualité indispensable soit « l’organisation » !
Elsa Collobert