Dans ce contexte totalement inédit, l’informatique, déjà très nécessaire à notre travail quotidien, devient totalement incontournable. En quelques jours, la Direction du numérique (DNum) a dû s’organiser pour mettre en place ou renforcer les outils nécessaires à un nouveau fonctionnement de l’université. « Tout en veillant au bon fonctionnement de l’essentiel (réseau, machines…) et en surveillant les services critiques », précise Emmanuelle Hautin, directrice du service.
Pour faciliter le télétravail, le département Infrastructures a accéléré la mise en œuvre d’un nouveau VPN*, qui supporte davantage de connexions que le précédent. Autre priorité : renforcer Moodle, qui permet les cours virtuels, mais aussi les échanges enseignants-étudiants et même l’organisation des examens à distance. La DNum a aussi tenté d’anticiper les besoins en ordinateurs portables qui émergeraient inévitablement avec la mise en place d’un télétravail massif. « Nous avons commandé un gros lot d’ordinateurs portables mais nous n’avons pas encore reçu tout le matériel commandé. Le département Relations utilisateurs a préparé et distribué trente ordinateurs portables le dernier jour. On a fait le maximum, même si ça ne suffit pas à couvrir tous les besoins. » De fait, beaucoup de « télétravailleurs » de l’université utilisent leur ordinateur personnel et certaines mesures ont été assouplies. « Ce qui n’est pas sans risque pour la sécurité informatique de l’université, précise Julien Dupré, directeur adjoint, qui conseille à tous de relire le message du Responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI), relayé par Frédéric Dehan le 17 mars. Enfin, face au gros besoin de réunions virtuelles, les outils proposés par Renater (Rendez-vous ou Renavision, inclus dans Partage) ne supportant pas la forte montée en charge, la DNum cherche une autre solution qui pourrait être à disposition dans quelques jours. Une page Ernest, qui sera régulièrement actualisée, permet de se tenir au courant des évolutions en terme d’outils collaboratifs.
« Côté organisation, le service est en télétravail. Chaque équipe reste animée par des points réguliers et des réunions virtuelles. On peut vraiment travailler, intervenir et réparer beaucoup de choses à distance. Et s’il est nécessaire de se rendre sur site, quelques personnes peuvent être mobilisées pour le faire », conclut Emmanuelle Hautin.
*Le Virtual Private Network (VPN) permet l’accès distant aux applications administratives (finances, ressources humaines…)