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Le cercle des archivistes réunis

Lucile Schirr et Pascal Puisoye : « À deux, nous
formons 100 % de nos effectifs ! »

Assurer la mémoire organisationnelle de l’établissement, c’est l’objectif du Service des archives de l’Unistra depuis 2010, qui a accueilli la journée d’études annuelle de la section Aurore1 sur la thématique des « Archives en partage », le 12 octobre.

Données numériques exponentielles

« Nous sommes dans une période "mixte", avec un volume de documents papier d’hier et d’aujourd’hui, et un volume exponentiel de données numériques », analyse Lucile Schirr, responsable du Service des archives, qui bénéficie d'un recul de huit ans sur son activité, le service ayant été créé en 2010.

« Babyboom » des archivistes dans l’enseignement supérieur

Un an plus tard, en 2011, la section Aurore, dont elle est membre, intégrait l’Association des archivistes français (AAF). C’est à cette période qu’augmente le nombre des postes d’archivistes de l’enseignement supérieur. À l’époque, l’Université de Strasbourg était le seul exemple de fusion dans le paysage universitaire français. C’est donc symboliquement que le Service des archives a accueilli la journée d’études organisée le 12 octobre, qui a entre autres évoqué les fusions d’établissement et qui a réuni environ 80 des 230 membres de la section à Strasbourg.

Des services d’archives intermédiaires

« Qu’il s’agisse des fusions des universités lilloises ou Pierre et Marie-Curie et la Sorbonne, représentées lors de la journée du 12 octobre, l’idée est de partager nos expériences et nos pratiques, poursuit l’archiviste. En universités, nous sommes tous amenés à gérer de gros volumes documentaires, alors qu’on est de petites équipes. » Ainsi, à l’Unistra, plus de 4 km linéaires d’archives ont été traités, répertoriés et triés depuis 2010 (sur 7 km estimés en 2013). Trois destinations pour les archives de l’université : conservation sur place pour les archives courantes et intermédiaires (on dit que les archives sont « versées »), auprès des Archives départementales pour les fonds historiques ou… la destruction pour les documents dont la durée de conservation est échue et qui n’ont pas de valeur patrimoniale !

Le cercle des archivistes réunis

Un travail expérimental d’archivage électronique
de microfiches de la Direction des ressources
humaines a été lancé en 2016.

Dimension affective

« Une grande partie du travail de l’archiviste consiste à trier et à éliminer, pour rendre les ensembles documentaires plus lisibles. » Les délais réglementaires de conservation varient en fonction des documents. « Les dossiers de ressources humaines des agents doivent être conservés 80 ans après leur date de naissance ». L’archiviste accompagne les composantes et les services. « Souvent, les gens veulent soit tout jeter, soit tout conserver. Il peut y avoir une part d’affect. Je dois les convaincre qu’en versant ces documents, par exemple aux Archives départementales pour les éléments patrimoniaux, ils seront accessibles à un plus grand nombre ». Parmi les fonds versés aux Archives départementales : fonds de chercheurs, archives des présidents de l’ex-Université Louis-Pasteur, archives de la scolarité de la Faculté de droit (1919-1970).

Mémoire de la recherche

Lors de cette journée, il a également été question de la gestion des archives de la recherche, à travers les témoignages d’archivistes du CNRS et du futur campus Condorcet. Une dizaine de fonds d’archives de la recherche a été traitée par le Service des archives de l'Unistra, dont un de sciences humaines et sociales (dialectologie). « C’est un travail qui nécessite des recherches complémentaires, pour s’acclimater aux logiques de recherche. » « Nous pouvons compter sur le concours de stagiaires du master Archives de l’Université de Haute-Alsace », complète Pascal Puisoye, qui travaille auprès de Lucile Schirr.

Lutte contre l’obsolescence

Les modalités d’archivage s’adaptent aux évolutions de la technique. Lorsque l’obsolescence du support (plaque de verre) ou de leurs moyens de lecture (disquettes) l’impose, une numérisation peut être envisagée. « Un travail expérimental d’archivage électronique de microfiches de la Direction des ressources humaines, contenant des récapitulatifs de paie, a été lancé en 2016 avec la Direction du numérique. »

À chaque bureau ses archives

« Entre les archives des anciennes universités, celles de chaque composante et service, il est difficile de déterminer le nombre exact de sites d’archivage à l’université. Potentiellement, chaque bureau peut en abriter. » 150 espaces d’archivages ont été visités par l’équipe depuis sa création ; huit ont été aménagés ou réaménagés. « Le sous-sol de l’Institut Le Bel, bâtiment abritant notre service, va être réhabilité au printemps prochain : une bonne opportunité pour procéder aux versements et aux éliminations réglementaires ! »

Elsa Collobert

1Le cercle des archivistes réunisArchivistes des universités, rectorats, organismes de recherche et mouvements étudiants

En chiffres (2010-2018)

Volume de documents éliminés réglementairement : 2,6 km linéaires
Volume de documents versés au sein de l’Université de Strasbourg : 1,4 km linéaires (plus de 24 000 dossiers)
Volume d’archives définitives versées aux Archives départementales : 140 m linéaires
Volume d’archives externalisées : 91 m linéaires (prestataire agréé par le ministère de la Culture)
Versements d’archives électroniques : 330

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