Université, composantes et services
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Direction informatique : de nouveaux objectifs

Emmanuelle Hautin dirige la Direction informatique (DI) depuis le 1er septembre 2014*. Julien Dupré la seconde dans ses fonctions depuis le 1er décembre. Tous deux nous présentent les objectifs stratégiques de la DI pour les cinq années à venir.

Quel bilan tirez-vous de vos deux premières années passées à la DI ?
EH : En tant que directrice adjointe, j’ai bénéficié d’une phase d’observation assez longue pour analyser finement les réalisations, les forces et les faiblesses de cette direction. A travers les enquêtes auprès de la communauté universitaire et les échanges avec l’équipe de présidence, j’ai construit et formalisé ma vision de l’avenir de la DI pour les cinq prochaines années. J’ai partagé ce plan stratégique « DI 2020 » avec l’ensemble du service en décembre dernier.
Nous sommes à un moment charnière : la fusion est derrière nous, le fonctionnement de la DI est stabilisé et les procédures qualité en place ; c’est le moment idéal pour entrer dans une nouvelle dynamique !

Quel est votre constat ?
EH : La DI est perçue par ses usagers comme offrant des services et des outils de qualité. Cependant, on nous reproche souvent un manque de réactivité. Nous souffrons aussi parfois d’une mauvaise image auprès de certains informaticiens en composante.
Nous constatons également que la communauté universitaire connaît mal nos métiers et les services que nous pouvons apporter. On nous réduit souvent soit à la gestion du réseau, soit au service d’assistance de proximité. Or, notre périmètre couvre également l'urbanisation du SI, la sécurité et les application métiers (gestion, enseignement, recherche, documentation). Enfin, nous observons une appropriation très hétérogène des divers outils que nous proposons au sein de la communauté universitaire.

Quels sont les principaux objectifs de la DI pour les cinq ans à venir ?
EH : Nous en avons défini cinq. Le premier consiste à optimiser l’exploitation informatique, c’est-à-dire éviter les incidents et proposer une assistance de meilleure qualité. Une démarche qualité est engagée depuis plusieurs années au sein du service, et sur la fonction « support aux utilisateurs », nous sommes déjà bien outillés pour être plus performants. Cependant, l’enjeu clé de cet objectif est d’améliorer les relations et de clarifier le mode de fonctionnement et de travail avec les composantes et leurs informaticiens.
Le second objectif est de délivrer mieux et plus vite le portefeuille des projets et d’accompagner nos usagers dans l’appropriation des outils. Nous avons un portefeuille de projets très ambitieux à mener au regard des ressources et moyens disponibles ; aussi il arrive fréquemment que les petits projets, pourtant fort utiles aux utilisateurs passent au second plan et mettent des mois à émerger. Nous souhaitons clairement être plus transparents sur nos délais de mise en œuvre. Concernant l’appropriation des outils par les usagers, nous menons une réflexion avec la DRH sur la façon d’inciter les personnels à se former aux outils informatiques et sur les manières d’adapter les formations aux cas particuliers.
JD : Troisième objectif : rationaliser le système d’information et innover de façon pertinente. Nous sommes confrontés à la même pression budgétaire que tous les services et nous cherchons en permanence comment réduire nos coûts sans dégrader la qualité de service. Nous accompagnons la transformation des métiers à l’université dans de nombreux domaines et de ce fait, nous essayons d’anticiper les innovations informatiques qui peuvent influer sur leur manière de travailler.
EH : Ensuite, et pour résumer les deux derniers objectifs, nous avons bien sûr à cœur de continuer à peser au niveau régional et national. Enfin, nous continuons à améliorer nos conditions de travail au sein du service, et notre façon de travailler, d’échanger et de communiquer au sein de l’université et avec nos partenaires extérieurs.

Pouvez-vous nous donner des exemples d’outils innovants développés par la DI ?
EH : Parmi les dernières réalisations, je peux citer le développement, en étroite collaboration avec la Direction du Patrimoine, d’un logiciel de contrôle d’accès aux bâtiments, d’ouvertures automatiques de plots ou de barrières d’accès aux parkings,  qui va nous rendre totalement indépendant des constructeurs.
JD : Je citerai aussi la mise en place d’un superviseur central des bornes WIFI, qui a été déployé en priorité sur la faculté de médecine pour sécuriser les nouveaux examens sur tablettes et qui nous permet aujourd’hui de régler et d’administrer à distance les 1000 bornes du campus.

Quels sont les principaux projets prévus en 2015 ?
EH : Beaucoup de projets sont en cours, notamment grâce aux Initiatives d’excellence. Le projet de construction du Datacentre de l’université est un enjeu majeur pour la DI. Le plus gros Datacentre public de la région avec 400 mètres carrés utiles hébergera les serveurs de la DI, le méso-centre, et une grande partie des serveurs des composantes et unités de recherche à partir de la mi-2017.
A plus court terme, nous allons travailler aux procédures d’archivage pérenne des dossiers numériques de l’université, comme ceux des personnels, des étudiants mais aussi sur l’archivage des mails.
Nous travaillons aussi sur un programme de mise à niveau et d’amélioration des outils dans le domaine de la scolarité et de la vie étudiante.
Enfin, avec le Service d’aide au pilotage, nous menons un projet de dématérialisation des formulaires administratifs et de leur validation, afin de simplifier les procédures administratives.

Anne-Isabelle Bischoff

*Elle était directrice adjointe depuis décembre 2012.

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À vos agendas pour 2015 !

Si, lors de ses vœux, Alain Beretz a énoncé une « multitude de vœux » en espérant « qu’ils se réaliseront », nous pouvons d’ores et déjà dire que 2015 sera une année riche en événements à l’Université de Strasbourg. 

L’inauguration du Centre de biologie intégrative (CBI) vendredi 23 janvier ouvrira les festivités. Véritable trait d’union entre les laboratoires de l’Institut de génétique et de biologie moléculaire et cellulaire (IGBMC) et la Clinique de la souris sur le campus d’Illkirch, le CBI a été construit pour accueillir des équipes de recherche et des plateaux techniques de pointe dévolus à l’étude des mécanismes de régulation des gènes.
Deux grands rendez-vous dédiés à l’orientation suivront. Les Journées des universités et des formations post-bac se tiendront les 5 et 6 février au Parc des expositions de Strasbourg. Pilotées par l’Espace avenir, les JU permettent aux lycéens de préciser leur projet et leur choix d’orientation après le bac. Ces lycéens pourront également découvrir l’université lors de la prochaine Journée portes ouvertes (JPO) organisée samedi 14 mars. Des enseignants-chercheurs, des étudiants et de nombreux autres acteurs de la vie universitaire seront présents pour accueillir et faire découvrir leurs lieux de travail, d'études et de vie, et répondre aux questions de tous les visiteurs intéressés par l'enseignement supérieur. 

Des journées… 

La seconde édition des Journées alumni s’inscrira d’ailleurs pour la première fois en connexion avec la JPO. Du 13 au 15 mars, plusieurs temps forts seront proposés aux alumni, étudiants, futurs étudiants et personnels de l'université afin de favoriser leur mise en relation : témoignages d'anciens, présentations de travaux de chercheurs, temps de rencontres, visites de laboratoires et de collections patrimoniales de l'université, mais aussi une soirée de gala au Palais universitaire.
Le mois de mars verra aussi se dérouler les sixièmes Journées internationales d’éthique. Le Centre européen d’enseignement et de recherche éthique de l’Université de Strasbourg les organise du 11 au 14 mars à l’amphithéâtre Cavaillès sur le campus Esplanade. Cette année, ce symposium international permettra de débattre des enjeux éthiques des techniques de l’information et de la communication. 

Des concours… 

Si les inscriptions pour participer à l’édition alsacienne du concours Ma thèse en 180 secondes sont ouvertes jusqu’au 16 février, la finale régionale, elle, se déroulera jeudi 9 avril au Nouveau Patio. Organisé par le CNRS et la Conférence des présidents d’universités, ce concours lance un défi aux jeunes doctorants : faire comprendre des années de recherche en trois minutes et au plus grand nombre. L’édition Alsace est coordonnée par le Jardin des sciences de l’Université de Strasbourg avec l’appui de la délégation régionale du CNRS.
Lancée fin novembre 2014, la seconde édition du concours de littérature réservé aux étudiants de l’Université de Strasbourg sera clôturée par la remise des prix Louise-Weiss jeudi 16 avril en présence de la marraine de cette édition, Fatou Diome. Cette année, les étudiants doivent écrire une nouvelle sur le thème de la rencontre et l'envoyer d'ici au 23 janvier. 

Des mises à l’honneur… 

Jeudi 21 mai, le président de l'Université de Strasbourg, Alain Beretz, mettra à l'honneur les personnels lors d’une cérémonie de remise de distinctions dans l'ordre des Palmes académiques, dans l'ordre national de la Légion d'honneur et dans l’ordre national du Mérite.
Une autre cérémonie sera organisée en l’honneur des docteurs de l’université vendredi 26 juin afin de leur remettre leurs diplômes et les prix de thèse 2014.
Après des congés estivaux bien mérités, les événements de rentrée lanceront une nouvelle année universitaire en septembre 2015. Et comme chaque année, l’Université de Strasbourg ne manquera pas de commémorer les rafles de 1943 le 25 novembre et de rendre hommage au travail et à l’engagement des personnels retraités en fin d’année.
Cette liste d’événements n’est pas exhaustive ; elle s’enrichira au fil des semaines et vous retrouverez bien sûr toutes les informations sur le portail unistra.fr et dans L’Actu.

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« Mon palais universitaire » : les lauréats sont…

Les lauréats du concours photo des 130 ans du Palais universitaire se sont vus remettre leur prix lors de la cérémonie des vœux mardi 6 janvier. 

Un jury composé de membres de l’Université de Strasbourg, de la Ville de Strasbourg et de la Communauté urbaine de Strasbourg s’est réuni en décembre dernier pour attribuer le prix du patrimoine et le prix insolite. Mardi 6 janvier, des membres du jury ont remis les prix aux lauréats désignés.
Matthieu Mensch, responsable administratif du Palais U, a décerné le 3e prix à Florian Dal Gobbo et le 2e prix à Alain Tigoulet. Florent Pessina s’est vu remettre le premier prix des mains d’Alain Beretz, il remporte notamment une imprimante photo.
Pierre Litzler, doyen de la Faculté des arts, a ensuite remis le 3e prix dans la catégorie insolite à Christophe Pittet et Catherine Schröder, photographe de l’université, a donné le 2e prix à Eva Alam. François Schnell, le premier prix, a reçu une caméra GoPro.
Pour le prix du public, tout un chacun avait pu voter via une plateforme dédiée. Nathalie d’Ambrosio-Vitale de la Ville et l’Eurométropole de Strasbourg*, a remis le 3e prix à Florian Dal Gobbo et le 2e prix à François Schnell, tous deux récompensés à deux reprises. Teona Goreci, étudiante en cinéma à l’Unistra, remporte le premier prix du public et a reçu un bon pour un stage à La Chambre, espace d’exposition et de formation à l’image à Strasbourg.
Alain Beretz a tenu à préciser qu’il avait été très difficile de sélectionner les lauréats tant les clichés envoyés étaient de qualité. Les photos coups de cœur du jury ont d’ailleurs été diffusées tout au long du verre de l’amitié offert à la fin de la cérémonie.

*Depuis le 1er janvier 2015, la Communauté urbaine de Strasbourg se nomme Eurométropole Strasbourg.

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« Mon palais universitaire » : les photos primées

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Les grands moments de 2014 en images

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En janvier 2015, les bibliothèques changent de portail !

Au courant du mois de janvier, les bibliothèques universitaires se dotent d’un nouveau portail en ligne qui offrira aux lecteurs de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services.

Un catalogue unique remplacera les quatre catalogues existants à l’Université de Strasbourg, hérités des anciennes universités et de l’ex-IUFM (aujourd’hui École supérieure du professorat et de l'éducation). Un moteur de recherche puissant permettra de trouver un document parmi les ressources imprimées et en ligne des bibliothèques de l’Université de Strasbourg, de la BNU, de l’Insa, de l’Ensas et de l’Engees*. Un annuaire des bibliothèques du réseau sera disponible avec géolocalisation et affichage des horaires d’ouverture. Et les usagers pourront aussi jouir de nombreux services en ligne : gestion du compte lecteur (avec codes ENT), réservation de documents déjà empruntés, prolongation des emprunts, commande de documents conservés en magasin, suggestion d’achat, partage vers les réseaux sociaux, etc.
Pour la période de transition, les bibliothèques attirent l’attention des lecteurs sur quelques modalités pratiques à respecter :

  • les retours de documents prévus d'ici le 18 janvier seront automatiquement reportés au 19 janvier 2015 ;
  • les bibliothèques ne pourront effectuer ni prêt ni retour de documents les 9 et 10 janvier 2015 ;
  • le service de prêt en bibliothèques sera légèrement perturbé en janvier 2015. 

Ce catalogue unique et ce portail constituent la partie du projet visible pour les lecteurs ; pour le personnel des bibliothèques, cela signifie aussi un changement de logiciel professionnel et de procédures de travail. Le projet est mené conjointement par le Service commun de la documentation (SCD) et la Direction informatique (DI) de l’université. Il est financé sur fonds Idex et a été inscrit successivement au schéma directeur du numérique puis au schéma directeur de la documentation en Alsace. Les chefs de projet sont Catherine Storne du SCD et Boris Musilek de la DI, avec le soutien des cabinets DoXulting et Aubance pour l'assistance à maîtrise d'ouvrage. La solution logicielle retenue, SebinaYou, est mise en place par le groupement de sociétés Decalog et Data Management PA Solutions (DMPA).
Le portail est bien sûr amené à évoluer dans les mois qui suivront sa mise en ligne : amélioration du graphisme et de l’ergonomie, ajustement des paramétrages, ajout de nouvelles fonctionnalités, lancement d’une application mobile complémentaire… N’hésitez donc pas à faire part de vos remarques à votre bibliothécaire ou directement par courriel à Catherine Storne.

*Bibliothèque nationale et universitaire, Institut national des sciences appliquées, École nationale supérieure d'architecture de Strasbourg et École nationale du génie de l'eau et de l'environnement de Strasbourg.

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L'intranet du Service des archives fait peau neuve

Le Service des archives assure la coordination de la politique d’archivage à l'université. Afin de faciliter la gestion quotidienne des archives par les services et les composantes et d’assurer la diffusion des procédures liées à l’archivage, la partie dédiée à ce service a été remise à jour dans l’ENT*.

Cette évolution permet d’optimiser son utilisation et de faciliter la lecture des différentes ressources : procédures, instructions, supports de formation, modèles de documents, recherches documentaires. De nouveaux outils ont fait leur apparition, notamment des fiches pratiques facilement applicables. Elles ont pour objectif d'accompagner les services et composantes dans la gestion quotidienne de leurs archives, sur supports papier (documents comptables) et numériques (nommage des fichiers, formats de conservation pérennes, conseils de gestion des courriels). L’onglet intranet sera alimenté au fur et à mesure par de nouvelles fiches pratiques.

  • Pour tous renseignements complémentaires, contacter Lucile Schirr par courriel ou par téléphone au 03 68 85 11 51.

*Rubrique Vie de l'université - Services centraux - Services rattachés à la présidence et à la Direction générale des services - Service des archives 

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Réunions institutionnelles : calendrier 2015

01/201502/2015
<strong>Conseil académique</strong>
14 h - Mardi
&nbsp;/&nbsp;3
<strong>Conseil d'administration - CA</strong>
14 h - Mardi
&nbsp;27&nbsp;/
<strong>Commission de la formation et de la vie universitaire - ex-Cévu</strong>
14 h - Mardi
&nbsp;13&nbsp;10
<strong>Commission de la recherche - ex-CS</strong>
14 h 30 - Mercredi
&nbsp;/&nbsp;4
<strong>Conférence des directeurs de composantes</strong>
14 h 30 - Mardi
&nbsp;20&nbsp;17
<strong>Conférence des directeurs des unités de recherche</strong>
10 h - Mercredi
&nbsp;28&nbsp;/
<strong>Réunion des responsables administratifs de composantes et des chefs de services centraux</strong>
9 h - Lundi
&nbsp;26&nbsp;/

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Liens vers les lettres électroniques utiles