Focus

Dans les coulisses de la préparation d'une rentrée inédite

C’est une rentrée telle que l’Université de Strasbourg n’en a jamais connue qui se prépare activement actuellement. Entre mise en place de la permanence d’été pour les inscriptions administratives, élaboration d'un scénario avant tout présentiel et communication en vidéo : suivez le guide !

Des inscriptions 100 % dématérialisées

Dix permanents de la DES épaulent les dix  vacataires étudiantes, afin d'assurer le bon  déroulement des inscriptions administratives  des étudiants en ligne.
Dix permanents de la DES épaulent les dix vacataires étudiantes,
afin d'assurer le bon déroulement des inscriptions administratives
des étudiants en ligne.

« Vous vous êtes bien acquitté du paiement de la CVEC1 ? » « En quelle année voulez-vous vous inscrire ? » Jeudi 2 juillet, une heure après l'ouverture des inscriptions administratives, en ligne, le téléphone ne cesse déjà plus de sonner au deuxième étage de l'Ensemble Saint-Georges. Au bout du fil, « de futurs étudiants angoissés et leurs parents », glisse Vania Grossmann, de la Direction des études et de la scolarité (DES), en charge de l’organisation de la permanence d'été, et qui ne sait déjà plus où donner de la tête. La veille, Anouk, Claire, Alexia, Léa, Julie, Pauline, Anne, Nicole, Jeanne et Marianne, vacataires étudiantes, ont été formées pour répondre aux questions les plus fréquentes et au maniement de la plate-forme en ligne. En plus des appels, il faut aussi répondre aux questions adressées par courriel et gérées sous forme de tickets. « L’an dernier, nous en avons résolu 8 000. » Sans oublier la vérification et la validation des dossiers d’inscription étudiants.

Pour gérer leur nombre titanesque – 54 500 inscrits l’an dernier – rien n’est laissé au hasard dans l’organisation de la permanence d’été. La hotline téléphonique est ouverte tous les jours de la semaine, de 9 h à 16 h 30, les deux mois d’été. « Une ligne restera ouverte pour les demandes plus tardives, jusqu’au 18 septembre. » Les permanents de la DES sont là pour épauler les vacataires étudiants sur les questions les plus épineuses, ou pour prendre en charge le volet financier des inscriptions, auquel les premiers n’ont pas accès. L’équipe intervient en relais des composantes, dont certaines ferment une partie de l’été. « 26 (sur 35) font appel à nous cette année. » Un nombre en augmentation constante depuis 2015.

Car heureusement, voilà six ans que la procédure d’inscriptions administratives à l’Université de Strasbourg a pris le virage de la dématérialisation, et est aujourd’hui « 100 % réalisable à distance », souffle Nathalie Ostré, responsable du département Gestion des études de la DES. Un soulagement, dans le contexte de crise sanitaire où la recommandation est à la limitation au maximum des contacts physiques. Toutes les universités n’ont pas cette chance : « Nous sommes en relation depuis quelques semaines avec l’Université de Haute-Alsace, qui souhaite mettre en place de manière accélérée une telle procédure d’inscriptions dématérialisées pour tous ses étudiants ».

La priorité pour la rentrée 2020 a donc été de redéployer l’équipe de la permanence dans de nouveaux locaux, après ceux de la Plate-forme de biologie, l’an dernier (le Patio étant en travaux). « L’occupation du 2e étage de l’Ensemble Saint-Georges, libéré récemment par Sciences Po, nous permet de respecter les mesures sanitaires de distanciation physique dans l’équipe, explique Vania Grossmann. Nous allons pouvoir valider prioritairement les 8 à 10 000 dossiers de primo-entrants, dont les étudiants admis via Parcoursup, qui disposent d'un nombre de jours limité pour s'inscrire et sont très stressés ! »

Côté composantes, c’est à une dématérialisation accélérée, dans le prolongement de celle mise en place au niveau central, que l’on se prépare aussi. « Afin d’éviter cette année la cohue en scolarité à la rentrée, la procédure de choix d'enseignement par les étudiants (inscriptions pédagogiques) a été entièrement basculée sur support numérique, via Seafile, en conjonction avec LimeSurvey et Moodle », décrit ainsi Étienne Guidat, responsable administratif de la Faculté des langues.

Reportage à la permanence d'été pour les inscriptions administratives

Priorité au présentiel et aux primo-entrants

Tournage d'une vidéo de présentation de l'université à destination  des futurs étudiants, sur le campus Esplanade par le département Audiovisuel de la Direction du numérique, en juin.
Tournage d'une vidéo de présentation de l'université
à destination des futurs étudiants, sur le campus Esplanade
par le Département audiovisuel de la Direction du numérique,
en juin.

Depuis le mois de mai, l’université prépare la rentrée, dans un contexte de grande incertitude. Plusieurs scénarios ont été élaborés, de manière à pouvoir s'adapter rapidement selon l'évolution du contexte et des consignes sanitaires : 100 % présentiel (scénario préférentiel), 100 % distanciel, mix entre les deux.

Deux priorités se dessinent : d'abord, « favoriser autant que possible une organisation en présentiel », dixit le vice-président Formation Benoît Tock, avec la mise en place de mesures telles qu'une place sur deux occupées dans les salles de cours et le port du masque si une distance nécessaire ne peut être maintenue.
Également, privilégier l’accueil des nouveaux étudiants (néo-bacheliers, premières années de licence, ainsi que nouveaux arrivants en master 1, 2, etc.). Le travail de la commission chargée d’élaborer le plan Ours (Organisation de l’université pour la rentrée à Strasbourg)2 se poursuit, en lien étroit avec les 35 composantes de l'université. Les grandes lignes directrices sont fixées systématiquement en concertation avec les directeurs de composantes.

Durant le confinement, l'Unistra a basculé environ 100 000 heures d'enseignement en distanciel et l’accélération de la formation des enseignants-chercheurs à ce mode de fonctionnement, nouveau pour certains, se poursuit (lire encadré). L'université continue ainsi de remplir pleinement sa mission de service public de formation, avec une année universitaire qui commencera comme prévu le 1er septembre, jour de la pré-rentrée, et le 7 septembre pour le début des enseignements.

L’Agora, temps fort de la rentrée dédié à l’accueil physique et à l’information des étudiants, a été repensée : le guichet multi-services (qui rassemble préfecture, CAF, Crous, Sécurité sociale...) est maintenu, ainsi que les villages des services et le village solidaire (une brocante de deux jours sur le campus Esplanade, d'une journée sur le campus d’Illkirch). En revanche, le village des associations étudiantes sera organisé en numérique, ou plus tard dans l'année. Une cérémonie de rentrée « adaptée » sera organisée pendant la semaine de rentrée.

Pour les temps forts organisés en présentiel, des mesures de précaution seront prises ; certains stands, tel l'accueil général, seront en extérieur. L'accès au guichet multi-services sur rendez-vous est fortement encouragé, afin de permettre une meilleure gestion des flux. Les étudiants vacataires recrutés pour l'occasion recevront une formation sanitaire. Une « brigade sanitaire » d’étudiants vacataires aura pour objectif de faire respecter toutes les consignes mises en place.

La communication autour de la rentrée sera en grande partie redéployée sur des supports numériques, Ernest, les réseaux sociaux et le site dédié. Un travail est en cours pour présenter le fonctionnement de l’université et ses campus sous format vidéo. Des supports existants, tels que la web-série Galères vikings, seront également utiles pour une première découverte virtuelle de l’université et son organisation.

Menée sous l’égide de l’Institut de développement et d’innovation pédagogiques (Idip), l’opération « Booste ta rentrée » est reconduite cette année. Mettant là aussi l’accent sur l’intégration des néo-bacheliers, cette semaine vise à les familiariser avec les spécificités de l’université (cours en amphithéâtre, travaux dirigés, travail en autonomie…), pour une entrée dans les études facilitée. Lancé en 2017, « Booste ta rentrée » concerne de plus en plus d’étudiants : ils seront 1 000 cette année (contre 200 l’an dernier) à bénéficier des ateliers numériques sur la prise de note ou la découverte d’Ernest et de Moodle. Le tout entièrement à distance, la dernière semaine d’août.

E. C.

1 Contribution de vie étudiante et de campus, intégrée aux droits d'inscription à acquitter
2 Composée de la Direction des études et de la scolarité, la Direction du numérique, l’Institut de développement et d’innovation pédagogiques, le Service de la vie universitaire, le Service des bibliothèques, le Service de la communication, Espace Avenir, le Service universitaire de l’action culturelle

L'Idip à la rescousse !

Quelle part de cours en présentiel ? Quelle dose d’enseignement en distanciel ? Nul ne sait exactement de quoi sera faite la rentrée, mais une chose est sûre : les enseignants-chercheurs s’y préparent… et cela passe par la familiarisation avec les outils numériques et des pratiques adaptées. Même si tous ne partent pas avec les mêmes acquis, Sophie Kennel relève : « Je les trouve très courageux. On aurait pu penser qu’ils allaient un peu baisser les bras face à l’épuisement et l’incertitude, mais non. Ils veulent être préparés au mieux pour la rentrée, ne plus "bricoler" mais produire des supports de cours durables ». Alors qu’aux premiers jours du confinement, le basculement forcé au numérique s’était accompagné d’un fort besoin « de formation technique, on les sent désormais plus demandeurs sur le plan pédagogique », analyse la directrice de l’Idip. Preuve de l’attente : « Les dix ateliers SOS lancés début juin, très vite complets, ont dû être doublés voire triplés pour faire face à la demande. Nous en sommes déjà à 600 inscrits ! » Et c’est sans compter sur la journée J’idip du 29 juin, qui a elle aussi fait le plein et permis aux enseignants d’échanger entre pairs. Parmi les dix thématiques : classe inversée, production de ressources pédagogiques vidéo, scénarisation d’une séquence, interactivité, astuces d’ergonomie… « Ces ateliers se font à distance, pour que les enseignants se mettent "dans les baskets" de l’étudiant, de l’autre côté de l’écran. » Enjeux : garder éveiller son intérêt, lutter contre la tentation du décrochage, accrue avec la distance. Davantage que l’hybridation présentiel/distanciel d’un cours, la plus grande difficulté qu’entrevoit Sophie Kennel, c’est celle de la co-modalité : « Dispenser en même temps un cours à une partie de la classe en présentiel, l’autre en distanciel. Nous l’avons vu lors de nos échanges avec les enseignants, cela pose des questions très pratiques : comment je me déplace physiquement dans la classe pour répondre aux questions au fond de la salle et celles du tchat ? ». Dans sa tâche, certes pas nouvelle mais renouvelée et décuplée, l’Idip peut compter sur les relais que sont l’Université ouverte des humanités (UOH), la Fabrique de l’Inspé, le C@fé de l’IUT Robert-Schuman et l’équipe du projet Idex Enseignement à distance (EAD)*.

* Composée de huit composantes, de la Direction du numérique (DNum), de la Fabrique de l’Inspé et du Service formation continue (SFC), dans le but de repenser l’EAD à l’Unistra

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