Université

« Partage, nouvelle solution de messagerie collaborative »

Xavier Pierre, responsable de la mise en
production de l’outil (maîtrise d’œuvre) et
Simon Piquard, en charge de la définition des
besoins du projet et de la conduite du
changement (maîtrise d’ouvrage), tous deux
au sein de la Direction du numérique.

Petite révolution dans vos boîtes mails : Sogo est en passe d'être remplacé par Partage. Pourquoi ? Comment ? Simon Piquard et Xavier Pierre, en charge du projet à la Direction du numérique (DNum), nous expliquent tout !

Qu’est-ce que Partage ?
Xavier Pierre :
Une solution de messagerie et d’agenda proposée par Renater. Le système permet de lire ses courriels, d’accéder à son agenda et le partager.
Simon Piquard : Concrètement, on tourne la page de la solution interne Sogo. Avec Partage, on passe à la mutualisation au niveau national : la plateforme a déjà été adoptée par plusieurs universités (Avignon, Rennes...).

Quels sont ses avantages ?
X. P. :
On pourra consulter confortablement ses courriels sur son téléphone, son ordinateur ou sa tablette depuis son navigateur, grâce au design adaptatif de la solution. En plus d’un design amélioré, Partage intègrera de nouvelles fonctionnalités, comme le chat.

Et ses inconvénients ?
S. P. :
Comme pour tout changement, il y aura un temps d'adaptation à l'outil. On pourrait se dire qu’il serait plus simple que l’université adopte des outils déjà maîtrisés par la majorité… C’est une fausse bonne idée : on s’en remet à des solutions qui hébergent en général nos données à l’étranger. On devient aussi dépendants d’une suite d’outils propriétaires.

La dimension « données personnelles » a donc pesé dans la balance au moment du choix de l’outil…           
X. P. :
Oui, c’est une question très importante, en particulier côté recherche. Certaines données sont sensibles. En les hébergeant chez Renater, nous sommes assurés que nos données sont régies par la loi française, protectrice.
S. P. : Ce choix est aussi guidé par l’engagement de l’université en faveur des solutions libres, open source [Partage utilise la solution Zimbra, l’une des plus populaires et fiable au monde], plutôt que des solutions propriétaires. En rejoignant Renater, groupement d’intérêt public, sur ce projet, nous nous inscrivons aussi dans une dynamique de développement collaboratif de l’outil.
Enfin, ce choix n’est pas arbitraire, puisqu’il a été guidé par les recommandations d’un échantillon d’utilisateurs, qui ont testé quatre solutions.

Quel est le calendrier de déploiement ?
X. P. :
Les personnels de la DNum migreront en premier sur Partage. Cela va nous permettre de corriger d’éventuels bugs.
Suite à cela, en juin, c’est l’ensemble de la communauté qui passera sur Partage : 92 000 comptes, 45 terras-octets au total, soit plus de 450 millions de courriels ! Tous seront migrés, à l’exception des spams et de la corbeille.
S. P. :
Nous invitons donc dès aujourd’hui les utilisateurs à faire un grand « osterputz »* dans leurs boîtes. C’est la période ! Ça leur simplifiera la vie pour s’y retrouver facilement dans leurs messages, et la nôtre en allégeant la migration.
X. P. : Que les utilisateurs se rassurent, aucun courriel ne sera supprimé dans Sogo avant que l’on soit sûrs que la migration s’est déroulée correctement.

Comment Partage va s’articuler avec Ernest, le futur Environnement numérique et social de travail, projet lui aussi porté par la DNum (et le Service de la communication) ?
X. P. :
Ce sont deux projets qui avancent en parallèle, pour au final s’imbriquer. L’idée est de retrouver partout les mêmes outils. Partage regroupant tous ceux liés à la communication. Ernest, ce sera une autre échelle, avec des espaces de travail collaboratifs, des fils d’informations personnalisés, etc.

L’informatique, ce n’est pas mon fort ! Comment ça se passera pour moi ?
S. P. :
Sur les postes gérés par la DNum, la grande majorité, il n’y aura rien à faire, juste à réinstaller ses filtres personnels. Des formations vont être mises en place, ainsi que des tutoriels écrits et vidéos.
De plus, la DNum a mis en ligne une page de présentation du projet, ainsi qu'un forum. Chaque membre de la communauté universitaire peut y trouver des informations, partager son expérience et trouver les réponses à ses questions.

Recueilli par Elsa Collobert

* Ménage de printemps, en alsacien

Finale de Ma thèse en 180 seco... Changer d'article  Ernest, c'est sérieux !