Université, composantes et services
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« La photographie annuelle des fonctions montre une situation stable »

Réalisée chaque année par le Service d’aide au pilotage (SAP), l’enquête fonction donne une visibilité claire sur les moyens en personnels ingénieurs, administratifs, techniques, sociaux et de santé et des bibliothèques (Biatss) de l’université, ainsi que sur les ingénieurs techniciens et personnels administratifs des organismes de recherche dans les unités mixtes. Un outil précieux aux usages multiples, comme nous l’expliquent Morad Lagha, directeur du SAP et Emelyne Schrepfer, chargée d’études statistiques et opératrice de ce projet.

Que trouve-t-on dans l’enquête fonction ? À quoi sert-elle ?
M. L. : L’enquête fonction nous donne une photographie à un instant T de la population administrative de l’établissement. Elle analyse cette population selon différents axes : combien sommes-nous, avec quel grade, quelle répartition hommes-femmes, quelle pyramide des âges, et surtout, quelles fonctions occupons-nous et avec quels niveaux d’activités ?
C’est un précieux outil d’aide à la décision car elle permet de déterminer nos besoins quantitatifs et qualitatifs en personnels administratifs au sens large. Elle est utilisée dans la préparation du volet ressources humaines des dialogues de gestion, sert à la Direction des finances pour calculer les clés de répartition, à la Direction des ressources humaines (DRH) dans le cadre de l’établissement du bilan social. Mais elle sert aussi aux différentes entités de l’université à connaître finement leur propre activité, à situer leurs fonctions et niveaux d’activités par rapport à une moyenne. La visibilité donnée, notamment sur les postes partagés ou multi-fonctions, peut permettre, par exemple, d’engager une amélioration de l’organisation.

Comment la construit-on ?
M. L. : C’est un dossier important qui court sur six mois et est extrêmement chronophage. D’ailleurs, si nous ne réalisons pas la même enquête pour les personnels enseignants, chercheurs et enseignants-chercheurs, c’est justement par manque de temps.
E. S. : Tout commence en décembre de l’année précédente (décembre 2015 pour l’enquête fonction 2016) par un comité de pilotage, qui se prononce sur les contenus et les indicateurs. Puis, en janvier, la DRH nous fournit les listes de personnels titulaires et contractuels, en contrat Idex de suppléances, en congés maladie et maternité. Une base de données est créée à partir de ces listes, puis, avec l’aide de la Direction informatique (DI), transformées en fichiers par composante, service et unité de recherche. Les fichiers sont pré-remplis et adressés aux différentes entités pour vérification et mise à jour des données.
Commence alors une période assez longue et minutieuse de vérifications des données, repérage des anomalies, allers-retours avec la DRH et les entités pour modifications et re-vérifications. Il y a quand-même 160 fichiers à traiter et certaines entités doivent être relancées plusieurs fois.
Quand les 160 fichiers sont validés, ils sont fusionnés avec la base de données initiale. Commencent alors toutes les requêtes qui permettront de sortir les milliers de données, de construire les tableaux et les graphiques, de mettre le document à jour par rapport à l’année précédente. L’objectif est qu’il soit terminé pour le début des dialogues de gestion, en juin.
M. L. : Pour améliorer l’organisation, nous travaillons actuellement avec la  DI à l’automatisation de l’enquête. Nous espérons ainsi raccourcir la phase de traitement des 160 fichiers.

Très concrètement, que nous apprend cette enquête ?
M.L. : Elle nous apprend notamment qu'un tiers des personnels Biatss sont contractuels et cette proportion est constante dans toutes les entités (services, composantes, unités de recherche). La classe d’âge la plus représentée est celle des 40-49 ans. On en déduit que 17 % des agents seront concernés par un départ à la retraite d’ici sept ans. Une information intéressante pour la gestion prévisionnelle des emplois. Sur les quatre dernières années, la situation est stable et les évolutions vraiment à la marge.
L’enquête fonction compte des milliers de données plus ou moins fines. Pour en savoir plus, tout le monde peut la consulter dans l’ENT (Vie de l'université / Services rattachés à la présidence et à la Direction générale des services / Service d'aide au pilotage / Nos services et ressources / Enquête fonction / 2016).

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Quelques résultats chiffrés de l'enquête fonction

Les personnels Biatss employés par l'université sont au nombre de 2 248 équivalents temps pleins

65% des personnels Biatss sont des femmes

 

Répartition des personnels Biatss par catégorie de postes

 

Missions auxquelles sont affectés les personnels Biatss

Affectation des personnels Biatss

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La nouvelle équipe de présidence au travail

La nouvelle équipe de présidence s'est réunie, vendredi 3 février toute la journée, pour son premier séminaire de travail collectif.

Accueillie dans les locaux de la Faculté de pharmacie, sur le campus Illkirch, les onze vice-présidentes et vice-présidents (VP), ainsi que les onze vice-présidentes et vice-présidents délégués, la Direction générale des services, le cabinet et la communication ont planché toute la journée en séance plénière ou en ateliers sur le fonctionnement du conseil de présidence (entre VP et collectivement), l'articulation avec et entre les services, la priorisation des projets, la relation entre les services centraux et les facultés et laboratoires.
Une journée active et studieuse pour s'écouter, partager, mieux se connaître et se fixer des objectifs communs. Ils ont aussi déterminé des réunions de travail thématiques pour les six mois à venir, dont la relation central/composantes/laboratoires de recherche ou la communication interne. Un séminaire sera organisé dans les six mois avec les chefs de service pour échanger sur les modalités de travail.
Un mot d’ordre pour tous : « Être au service de la bonne décision » !

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Un double travail de fourmi et de titan

La mezzanine d'U2-U3, où a été déplacé le cœur de collection en libre accès de la BUBP, offre des espaces de travail repensé et des étagères à la capacité augmentée.

Quinze bibliothécaires pour veiller au bon déroulement du déménagement d’une collection de 185 600 documents : c’est la lourde tâche qui a été confiée à l’équipe de la bibliothèque Blaise-Pascal, relocalisée provisoirement à U2-U3. Rencontre avec le responsable de la bibliothèque, à la veille de la démolition du bâtiment.

Étagères vidées de leurs ouvrages, chaises empilées, salles de lecture désertes… Un calme apparent règne dans la bibliothèque Blaise-Pascal (BUBP). Pourtant, ici et là, ça s'active : des ouvriers traversent les salles pour régler les derniers détails de la destruction, des camions de déménagement défilent pour récupérer des meubles, les équipes de direction du Service commun de la documentation, qui occupent encore pour une semaine leurs bureaux, finalisent leurs cartons. « Les meubles qui ne vont pas dans la salle de lecture d’U2-U3 sont donnés à des services et personnels de l’université, au rectorat, à des associations… », explique Fabien Lorentz, responsable de la BUBP. Ce jour-là, c’est un collègue d’une autre bibliothèque qui est venu récupérer un lot de chaises.
« Cette gestion des meubles nous prend du temps, mais l’essentiel a été bien sûr de nous occuper de notre fonds documentaire », poursuit Fabien Lorentz, entre deux questions logistiques de son équipe. Une collection de pas moins de 10 km linéaires. « On s’y est pris tôt ! » Dès 2013, l’équipe se met à l’examen de son fonds de sciences et techniques de 180 000 ouvrages et 5 600 revues. Objectif : dégager un cœur de collection de 20 000 ouvrages, destinés à intégrer le Studium une fois celui-ci construit en lieu et place de la BUBP. Ouverture prévue en 2019.

« Chaque ouvrage a été pris en main »

La première étape consiste à identifier une sélection encore plus restreinte de 10 000 ouvrages pour la salle de lecture d’U2-U3, lieu d'accueil provisoire de la collection de sciences et techniques pendant trois ans. Pour cela, un travail qui relève autant du titan que de la fourmi est lancé : « Chaque ouvrage a été pris en main par l’un des membres de l’équipe. La date de parution n’est pas l’unique critère de sélection, car pour un physicien par exemple, le contenu d’un livre ne se périme jamais, et bien souvent c'est son auteur qui fait sa valeur », précise Fabien Lorentz. Le critère essentiel est celui de la fréquence et de la date des derniers emprunts. Le responsable de la BUBP, dont l'autre casquette est celle d’acquéreur du fonds de physique et mathématiques, concède que « ce n'est pas une partie de plaisir pour un bibliothécaire que d'épurer son fonds. Mais il faut bien garder de la place pour les futures acquisitions ». En jargon professionnel, cette sélection s’appelle « le désherbage ».
Un minimum d'ouvrages a donc été jeté. « Dons aux étudiants et revente ont été privilégiés. » Les ouvrages qui ont quitté les collections ? Essentiellement des documents dépassés comme des cassettes vidéos, des revues obsolètes ou des doublons. « Pour les revues, l'un de nos conservateurs, Georges Gressot, a inventé le programme « Eplouribousse » qui facilite le regroupement des collections par le tri et la suppression des doublons. »
Les collections les plus précieuses, dont des ouvrages des 16e-17e siècles, ont été déplacées dès l'automne 2015. Le reste des documents, préparé cet été par l'équipe, vient d'être déménagé en janvier. Ainsi, en sus de la salle de lecture d'U2-U3, les collections sont maintenant stockées dans des magasins de l’université (U2-U3 et Patio) mais aussi à la BNU et à la médiathèque Olympe de Gouges. Elles restent néanmoins accessibles sur demande.
Désormais installée dans les préfabriqués à l'entrée d'U2-U3, l'équipe de la BUBP travaille à la bonne articulation de ses activités avec celles des collègues d'U2-U3. « Il va falloir s'adapter rapidement pour être à la hauteur de la labellisation Marianne. » Mais Fabien Lorentz ne s'en fait pas trop : « Toute l'équipe a apporté la preuve de son attachement au projet, en s'investissant à fond pour que tout se passe au mieux ». Ainsi, l’accès aux collections de sciences n’a été empêché que du 20 au 27 janvier, « une période de creux en termes de fréquentation. » Un nouveau chantier est déjà en route : l'équipement des ouvrages avec des puces RFID pour en permettre l'emprunt depuis des automates.

Elsa Collobert

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La charte orthotypographique de l'université se met à la page

Dans quel cas met-on une majuscule à « université » ? Faut-il un espace après un double-point ? Des points de suspension après « etc. » ? Doit-on écrire 6 ou six ? Autant de questions qui se posent chaque jour lors de la rédaction d’écrits professionnels.

Pour y répondre, un réflexe : la charte orthotypographique de l’université !
Malgré son nom barbare, cette charte ne mord pas : elle décrit les règles de composition des textes publiés sur des supports papier ou sur internet et recèle de subtilités concernant l’usage des capitales, de l’italique, des guillemets, la manière d’écrire les nombres, les abréviations, les sigles, etc.
On y prend aussi conscience de nos mauvaises habitudes en la matière, non sans conséquence sur la lisibilité des textes, comme par exemple l'usage excessif des majuscules qui sont un frein pour l’œil et dont la multiplication peut provoquer des abandons de lecture...
Les règles d’écriture font partie intégrante du langage visuel de l’université. À l’heure du déploiement du nouveau système d’identification, rien ne vaut une piqure de rappel via la boîte à outils afin de mettre ses connaissances à jour !

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Que faire après le bac ? 20 000 lycéens sont venus chercher une réponse aux JU

Les 2 et 3 février ont eu lieu au Parc des expositions de Strasbourg les Journées des universités et des formations post-bac (JU). Les JU permettent aux lycéens, notamment de première et de terminale, de clarifier leur projet d’études dans l’enseignement supérieur.

Après avoir préparé leur visite en ligne, les visiteurs ont pu interroger les représentants des formations qui les intéressaient parmi les 130 exposants. Organisées par Espace avenir, en collaboration avec le rectorat de l’académie de Strasbourg, les JU ont accueilli cette année près de 20 000 visiteurs en quête d’information et de conseil. Avec près de 700 formations représentées, les JU ont permis aux lycéens de rencontrer des enseignants et des étudiants des filières qui les intéressent, de la licence au DUT en passant par les classes préparatoires, les écoles et les BTS.
Les acteurs de la vie étudiante comme le Service de la vie universitaire, le Crous ou la Ville de Strasbourg ont répondu à leurs questions sur leur future vie d’étudiant (logement, bourses, restauration, activités sportives ou culturelles). Des stands sur les possibilités d’études transfrontalières ont aussi permis aux visiteurs de discuter des possibilités d’études et d’insertion professionnelles outre-Rhin.
À l’espace orientation, les conseillers des points conseil flash et du stand Admission post-bac (APB) ont vu défiler des lycéens parfois perdus face à la diversité des formations proposées et des modalités de préinscription. Ils les ont aidés à s’y retrouver et à formuler leurs vœux sur la plateforme APB, et cela sans stress.

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« Faire de la GED le premier réflexe pour la diffusion interne de documents »

Après une phase d’essai auprès de services et composantes pilotes, en 2015, puis une phase de déploiement élargie en 2016, l’heure est à l’appropriation par tous de la Gestion électronique des documents (GED). Entretien croisé avec Sonia Gasser-Kuznik, chef de projet, et Thomas Gaza-Jacquemin, responsable formation et développement des usages.

Où en est le projet GED en ce début d’année 2017 ?
Sonia Gasser-Kuznik :
En 2016 nous avons accompagné la quasi totalité des services et directions, notamment pour migrer les documents qu’ils mettaient à disposition dans l’onglet « Vie de l’université » de l’ENT. Nous avons également travaillé à l’intégration de tous les documents relatifs au déroulement des conseils (CA, CR, CFVU, …), qui étaient auparavant échangés via des listes Sympa. Les membres des conseils peuvent maintenant les parcourir en ligne et utiliser un moteur de recherche. Enfin, l'ensemble des marchés patrimoine a été intégré pour permettre un partage transversal (DPI / DFI / Agence comptable) des données liées aux nombreux travaux prévus en 2017. Les correspondants GED, désormais au nombre de 50, ont publié un total de 50 000 documents.
Thomas Gaza-Jacquemin :
Pour accompagner ces services et directions nous avons mis en place des actions de formation et de conduite du changement, collectives et individuelles. Elles répondent aux trois types de besoins rencontrés par les utilisateurs : consulter, déposer des documents, administrer un espace documentaire ou un domaine. En complément, nous organisons des ateliers à des créneaux horaires fixes*, ouverts à tous.

Quels sont les objectifs pour cette année ?
S. G. :
En 2017 nous avons quatre grands objectifs : travailler en collaboration avec le Service des affaires juridiques et institutionnelles et le Service d’aide au pilotage pour recenser et intégrer les conventions partenariales ; mettre à jour le logiciel Nuxeo sur lequel repose la GED et appliquer le nouveau langage visuel de l’université ; améliorer la gestion des droits pour donner plus d'autonomie aux administrateurs locaux ; enfin, interfacer la GED avec le système de gestion du patrimoine pour que davantage de personnels puissent consulter les documents relatifs aux plans, installations électriques et rapports de maintenance des bâtiments.
T. G. :
Comme nous l’indiquons en préambule de chaque formation, « la GED devient le référentiel des documents nécessaires au bon fonctionnement des directions, services et composantes. ». Notre ambition est de faire de la GED le socle de dépôt de tous les documents administratifs de l’établissement depuis la fusion jusqu’à aujourd’hui. Nous souhaitons en faire le premier réflexe pour la diffusion de documents au sein de l’établissement.

En quoi la GED constitue un outil important pour les personnels et l’université ?
S. G. : La GED permet de fluidifier la circulation de l’information au sein de l’établissement. La gestion et la publication des documents est décentralisée auprès de chaque service ce qui garantit que les personnes les plus compétentes dans leur domaine maîtrisent la diffusion des documents qu’elles produisent. On peut capitaliser sur la mise en ligne d’une information : une saisie n’intervient qu’une seule fois mais peut bénéficier à l’ensemble de la communauté ou bien à certains services uniquement, grâce à une gestion précise des droits d’accès.
On a aussi la garantie que c’est toujours la dernière version d’un document qui est disponible et grâce aux méta-données qui y sont associées, n’importe qui peut le retrouver facilement avec le moteur de recherche.
T. G. :
La GED a un impact sur les pratiques métiers. Cet outil remplace avantageusement l’envoi à répétition de courriels avec pièces jointes et le stockage de documents sur les listes Sympa. On évite ainsi de saturer les boites de messagerie des collègues et on les rend plus autonomes pour qu’ils aillent chercher directement l’information plutôt que de nous solliciter.

Recueilli par Edern Appéré

* Les ateliers se déroulent le mardi de 10 h à 11 h 30 et le jeudi de 10 h à 12 h. Inscriptions auprès de Thomas Gaza-Jacquemin

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Débat œcuménique autour du début de la vie

Après le cycle "Que signifie croire ?", de février à avril, l'année dernière, les facultés de théologie protestante, de langues* et de théologie catholique s'associent de nouveau pour proposer des conférences examinant le début de la vie humaine au prisme des grandes religions.

Des représentants du judaïsme, du christianisme, de l’islam et du bouddhisme discuteront ensemble de la filiation, des rites accompagnant la naissance, mais aussi des questions de bioéthique en lien avec la vie en gestation.
Cet essai de théologie comparée des religions ambitionne de parvenir à une meilleure compréhension de la religion de l’autre, une confrontation des idées, une réflexion commune sur la vie humaine, au sein d’une société pluraliste.

* La Faculté des langues et des cultures étrangères, organisatrice l'an dernier, a rejoint le 1er janvier 2017 la nouvelle Faculté des langues unifiée.

Découvrir en vidéo le premier débat, « Qu'est-ce que la filiation ? » :

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Les votes pour le prix Louise-Weiss lancés le 16 février

Une rencontre avec l’écrivain et poète Jean-Yves Masson se tiendra jeudi 16 février, dès 18 h, à la bibliothèque du Portique, dans le cadre du prix Louise-Weiss 2017 - concours de littérature des étudiants de l’Université de Strasbourg. À cette occasion, les dix textes sélectionnés par le jury du concours seront dévoilés et les votes lancés.

Les échanges avec Jean-Yves Masson, parrain du prix Louise-Weiss 2017, seront animés par Pascal Maillard, enseignant à la Faculté des lettres. Les étudiants de l’atelier de création poétique assureront des lectures des œuvres de l’auteur et une séance de dédicaces sera proposée à l’issue de la rencontre, en partenariat avec la librairie Quai des brumes.

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La laïcité se refait une toile !

Chaque premier jeudi du mois, de mars à juin, le public a de nouveau rendez-vous avec le 7e art pour questionner la notion juridique de la laïcité.

Par ce biais original et ludique, le laboratoire Droit, religion, entreprise et société (Dres) de l’Université de Strasbourg et du Centre national de la recherche scientifique (CNRS) propose d’illustrer les différentes applications et dimensions de la laïcité et d’apporter des réponses juridiques aux questions soulevées par le film. Pour cette deuxième édition, l’intégralité du cycle se déroule au cinéma Star et, nouveauté, l’entrée est libre.

* Avec le soutien de l’Initiative d’excellence, dans le cadre des Investissements d’avenir

La première projection-débat, le 2 mars, sera consacrée à la grande mosquée de Strasbourg.

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Réalisez un livret de A à Z avec le Centre de culture numérique

Initiation à WordPress, au HTML, découverte de la 3D pour tous... Le Centre de culture numérique (CCN) vous invite à découvrir sa nouvelle offre de formation pour les mois à venir.

À noter la mise en place d'un cycle proposant la réalisation d'un livret. Neuf ateliers destinés aux personnes ayant un projet concret ou à des participants simplement curieux de découvrir le processus de création d'un ouvrage.
Pour rappel, les ateliers du CCN (sauf exception) se dérouleront en salle de formation, au rez-de-chaussée de l'Atrium, lors de la pause déjeuner.

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Réunions institutionnelles : calendrier 2017

 Février  Mars
Conseil académique
14 h - Mardi
 /  28
Congrès
14 h - Mardi
 /  /
Conseil d'administration - CA
14 h - Mardi
 28  /
Commission de la formation et de la vie universitaire - CFVU
14 h - Mardi
 14  14
Commission de la recherche - CR
14 h 30 - Mercredi
 /  1er-29
Conférence des directeurs de composantes
14 h 30 - Mardi
 /  7
Conférence des directeurs des unités de recherche
10 h - Vendredi
 10  /
Réunion des responsables administratifs de composantes et des chefs de services centraux
9 h - Lundi
 /  13
Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail
14 h - Lundi
 /  20
Comité technique d'établissement
8 h 30 - Jeudi
 9  /

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